1.       Introducción:

¿Cuál es la importancia de mantener control sobre la información?

Es importante ,ya que así se evita que se desordene y que sea filtrada, además así llegara a su destino en el tiempo fijado y puede ser utilizada de manera provechosa.

2.       Descripción de cada etapa

-Búsqueda de información: Es esencial que todo funcionario conozca las distintas fuentes y los distintos tipos de información de la empresa.

-Almacenamiento de la información: Es la seguridad y punto clave de la confiabilidad de información la cual se guarda en un medio tecnológico para evitar su pérdida.

-Tratamiento de la información: son las diferentes formas en que se recibe el mensaje que se necesita transmitir.

-Presentación de la información: esta información puede proceder de diferentes fuentes, es necesario encontrar la forma más operativa posible para la presentación, y para darle a conocer.

3.       Ejemplo de cada etapa

Búsqueda de información: En una empresa a una secretaria la mandan a buscar unos papeles de suma importancia que necesita urgente el jefe, ella los encontró de manera rápida y eficiente ya que conoce su orden.

Almacenamiento de la información: En una empresa los archivos se encuentran guardados en un lugar cerrado para evitar que se estropee o se ensucie, también todo funcionario debe ser discreto, ya que la información que se utiliza habitualmente es confidencial.

Tratamiento de la información: En una empresa el jefe manda a su secretaria a informar a los trabajadores sobre el horario de salida del día viernes, pero también le tiene que informar a los jefes pero a través de un correo.

Presentación de la información: En una empresa el jefe le pide a una secretaria en practica que le lleve todos la información que le solicito en un informe.

-Monitor: Es un observador del exterior e interior de la organización tratando de obtener la mayor cantidad de información.  

Ejemplo 1: En una oficina el jefe se entera que hay un funcionario que no cumple con los horarios adecuados de colación, ya que se toma más de lo acordado.

Ejemplo 2: El jefe comienza a darse cuenta de que la secretaria está llegando al trabajo más tarde  de lo adecuado.

-Difusor: hace llegar la información  al exterior de la organización oportunamente.

Ejemplo 1: en una organización se da a conocer que el día 2 de noviembre, el famoso actor  Mario Horton estará promocionando un nuevo producto que se dará a conocer en el  mercado.

Ejemplo 2: Una empresa va a celebrar sus 20 años de trayectoria por lo tanto le comunican a sus trabajadores que el viernes pueden venir informal.

-Portavoz: lleva la información de la empresa al interior donde se necesita.

Ejemplo 1: Se hace la reunión en una empresa y se les informa a cada jefe de departamento que los trabajadores que lleven más de cinco años de antigüedad se les subirán el sueldo.

Ejemplo 2:un trabajador va al departamento de cobranzas a informar a todos los trabajadores de que trato la reunión del día lunes 

-Impulsor: promueve, motiva a la gente y afronta los problemas.

Ejemplo 1: La empresa decide motivar a sus trabajadores dando un bono de 100.000 pesos a cada uno de ellos.

Ejemplo 2: El gerente al ver que uno de sus trabajadores se ha destacado, aprendido y superado decide promoverlo a jefe de un sector.

-Manejador de conflicto: Es quien sabe responder a las presiones de cualquier género.

Ejemplo 1: En una empresa la secretaria recibe un reclamo de un cliente la cual está muy alterada, así que ella la trata con amabilidad y la escucha para poder resolver su problema.

Ejemplo 2: En la empresa se empiesa armar un conflicto, en el cual se llega a los golpes de manera inesperada siendo que se tienen que arreglar con palabras. 

-organizador: además de promover los puntos de vista de gerencia, coordina propósitos y armonía interés.

Ejemplo 1:Un trabajador en el área de finanzas, comienza a dar ideas de nuevas tácticas para mejorar la eficiencia del trabajo en la empresa.

Ejemplo 2:En la empresa para empezar bien el día el gerente de la organización dispone que todos los días antes de comenzar en trabajo se realizaran clases de yoga 

Ordenes generales: son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa, constituyen obligaciones de todos los funcionarios.

Ejemplo: Cuando el jefe dice a los trabajadores que él se va ausentar el siguiente día, por lo tanto deja a cargo a su secretaria así que cualquier problema hay que dirigirse a ella.

Ventajas:

-Más gente conoce la información por lo tanto se puede respaldar en mas personas.

Desventajas:

-Todos conocen la información, por lo tanto se puede filtrar más fácilmente.

Ordenes específicas: son aquellas destinadas a determinar personas que constituyen obligaciones de algunas personas relacionadas con los servicios o con algún organismo de la empresa.

Ejemplo: cuando se le da la información a la gerencia de la empresa y esta es de carácter confidencial.

Ventajas:

-Que es secreta

-solo lo sabe un grupo de personas, para que no llegase a infiltrar la información.

Desventajas:

-Que solo va a dirigido a un grupo pequeño de personas.

Ordenes orales: son aquellas transmitidas a viva voz, son las órdenes más frecuente. En la empresa necesitan ser bien explicadas con el fin de asegurar su comprensión, deben ser repetidas con seria fluencia para evitar su olvido.

Ejemplo: cuando el jefe le dice a su secretaria a viva voz que haga los documento pedidos lo más rápido posible, ya que están atrasados.

Ventajas:

-Que en algunos casos podemos entender más que lo escrito.

Desventajas:

-No tiene ningún respaldo.

Ordenes escritas: son aquellas transmitidas mediante alguna carta o documento.

Ejemplo: Cuando la secretaria hace un carta certificando que el día jueves 3 se efectuara el pago de sus respectivos sueldos.

Ventajas:

-tenemos un respaldo de lo dicho

Desventajas:

-Que se puede perder el documento

¿Qué son redes de comunicación?

Las redes de comunicación están determinadas por mecanismos de transferencia que pueden ser formales e informales. Cuando hablamos de redes de comunicación nos referimos más que a un simple traspaso de mensajes, este proceso implica la transición de códigos, gestos y emociones.

Tipos de comunicación

Se pueden clasificar en 5 tipos:

-cadenas: los miembros se traspasan información mediante la interacción con los integrantes anteriores (pares) pero sin embrago el circulo no se llega a cerrar

-circulo: la información se transmite por los pares, con la diferencia de que el circulo se logra cerrar mejorando el grado de descentralización y aumentando el feed back o retroalimentación

-estrella: en este tipo de red, todos los miembros están en igualdad de condiciones, pero los flujos son cruzados y no existen contacto con los pares.

-rueda: este es un modelo de red altamente centralizada, en el cual un individuo monopoliza la capacidad  de conducción de los flujos comunicacionales.

-todos los canales: todos los individuos se interconectan, tanto con sus pares como con sus subalternos y superiores. Es el modelo utópico y democrático, que escasamente se da en las organizaciones

Ventajas

-El contenido es presentado de una forma directa y sencilla al público. Nos informamos de una manera rápida y concreta.

 -Es posible que millones de personas estén comunicadas a la vez por cualquier medio de comunicación.

-Cuando nos conectamos a un medio de comunicación, ya sea a Internet, o cuando escuchamos una radio, es posible estar de forma anónima.

- En los medios de comunicación es posible aprender nuevos conocimientos y nos brindan diversión.

- Siempre es posible participar dando nuestra propia opinión al tema que se está hablando.

-Las películas en otros idiomas nos dan la posibilidad de aprender un nuevo vocabulario.

Desventajas

- Muchas veces en los medios de comunicación, como en programas de televisión, cuando nos informan algo, nos dan su opinión y no nos muestran la objetividad de la temática.

-A veces los medios de comunicación muestran contenido no apto para menores de 18 o 21 años, y esto puede traer consecuencias negativas al menor que lo este presenciando a ese medio.

- Los medios de comunicación se usan para incentivar el consumo de las personas. Esto quiere decir que aunque no queramos, de una manera indirecta, nos están diciendo que sería bueno comprar algún producto.

- A las personas que no tienen educación o principios básicos, los medios de comunicación les modifican los valores, siendo una fuente muy influyente en sus vidas.

- En estos últimos años, los costos han aumentado muchísimo con la innovación de los celulares, o con las empresas que dan servicios como Internet.

- Algunos medios de comunicación nos transmiten violencia, y esto puede repercutir en nuestras vidas de una manera negativa.

¿Qué estudiar?

Tomar esta decisión es muy importante ya que tienes que decidir cuál carrera elegirás. Por ende tienes  que estar informada(o)  de todas las carreras  y elegir la que mas sea de tu agrado ya que tienes que pensar que trabajas en ella el resto de tu vida, pero también tienes que ver si hay campo laboral, ya que así tendrás siempre trabajo, lo cual te ayudara a crecer económicamente.

¿Dónde estudiar?

Para saber donde estudiar tienes que averiguar la carrera que elegiste  en todas las universidades ya sean tradicionales privadas o institutos profesionales. Informarte del arancel y  también tienes que orientarte sobre la carrera ya que tienes que saber si esta está acreditada.

Para más información sobre la acreditación ingresa a esta página https://acreditacion.uc.cl/index.php?option=com_content&view=article&id=27&Itemid=93

¿Cómo financiarlo?

Bueno todos sabemos que las carreras superiores tienes un alto costo, por eso si no puedes financiar tu carrera puedes optar a las becas y créditos que ofrece el gobierno.

-          Las becas  son todas aquellas que están diseñadas para cubrir parte de tu carrera o en ocasiones cubre todo el arancel. Actualmente hay 10 tipos de becas,  cada una posee requisitos de postulación distintos.

-          Crédito con Aval del Estado (CAE): Está orientado a alumnos de probado mérito académico que necesitan apoyo financiero para iniciar o continuar una carrera en alguna de las instituciones de educación superior que forman parte del Sistema de Crédito con Garantía Estatal.

Para mas información ingresa a : https://www.becasycreditos.cl/

¿Estudiar o trabajar?

Si no tienes opción alguna de poder estudiar ya sea por motivos financieros o personales  podrías trabajar para poder financiar tu carrera. Pero si no te sientes capaz de poder hacer las dos cosas , lo mas recomendable es trabajar .

1- Flexibilidad en los horarios:

Siempre existen momentos en que los empleados quisieran momentos libres para asuntos personales. Una visita medica, un trámite bancario o juntas escolares de sus hijos por citar algunas, una buena forma es darles ciertas libertades a los empleados que se han mostrado responsables, siempre y cuando no abusen. Este es el primer paso para construir relaciones maduras y de confianza.

2- Darles días libres:

Establezca una dotación de días libres al mes para repartirla con los empleados, mientras se vayan cumpliendo los logros y objetivos regálelos a los empleados para que los usen como más les convenga. Esto evita que tengan que mentir o tener excusas (incluso enfermedades) y sentirán la libertad en su vida personal y el compromiso en la laboral.

3- Dar felicitaciones en todo momento:

Si ya se tomo la molestia de medir el desempeño de sus empleados, dedique el mismo tiempo para hacer extensiva una felicitación por sus buenas acciones. Existen tres formas: 1.Felicitar a un empleado en una junta o reunión, 2.Decirlo personalmente y la tercera y más impactante, escribirle una carta de agradecimiento de su puño y letra. Le aseguro que el recuerdo perdurara por siempre y su colaborador guardara ese papel como un tesoro invaluable.

4- Construya un espacio de relajación en la oficina:

Tener un pequeño espacio donde se pueda descansar un poco la mente, librarse del estrés o escuchar un poco de música, sentarse cómodamente a descansar unos minutos recargará baterías en el día a día de un empleado.

5- Concursos internos que incluyen a la familia:

Organice concursos internos en los que se vean involucrados los miembros de la familia de los empleados. Puede ser la creación de una historia, cómo haría una familia ayudar en la gestión de tiempo de un empleado, es un buen ejemplo. Evidentemente recompense a los mejores y envíe un agradecimiento personalizado a cada familia.

6- Boletos al teatro y al cine:

Sorprenda al mejor colaborador de la quincena, aquel con mejor rendimiento y esfuerzo sobresaliente regalándole medio día y algunos boletos para él y su familia asistan a una función de teatro en su ciudad o una película de cartelera.

7- Fuera formalidades, hola vestimenta casual:

Deje al menos por un día los empleados dejen de pensar en su look y se enfoquen en su trabajo. Muchas veces la rigidez de la apariencia corporativa no es la más cómoda. Antes de hacerlo fije reglas claras de lo permitido, pero haga que se sientan con libertad y comodidad. Hay empleados que por estar al frente del cliente no pueden hacerlo, pero puede establecer un atuendo profesional pero más ligero.

8- Días temáticos:

Ofrezca pequeñas reuniones en el trabajo para convivir con sus empleados en temas ajenos al mercado, la competencia o el retorno de inversión. Puede por ejemplo realizar una reunión para conocer a cada una de las parejas de sus empleados, otra donde solo asistan sus mejores amigos. Una buena idea es festejar los cumpleaños del mes en una fiesta de media hora.

9- Organiza actividades grupales. Las actividades en grupo sirven para recordarles a los trabajadores que pertenecen al mismo lugar. Puedes hacer un picnic u organizar las fiestas de cumpleaños en la oficina.

10- No reprima ni critique a los empleados:

Si alguien lo está haciendo mal, criticarlo es la peor forma de que lo corrija y mucho menos motivarlo. Si quiere obtener resultados evítelo y dele una retroalimentación con bases solidas, escuche lo que tiene que decir y acuerden nuevos objetivos.

Hay diferentes tipos de roles:

1- Monitor: es un observador del exterior e interior de la organización. Tratando de obtener información.

2- Difusor: que hace llegar la informacion al interior de la organización oportunamente.

3-Portavoz: que lleva la informacion de la empresa al exterior donde se necesita.

4- Impulsar: que promueve y motiva.

5-Manejador de conflictos: es quien sabe responder a las presiones de cualquier género.

6-Organizado: que además de promover los puntos de vista de la gerencia, coordina propositos y armoniza gerencias.

El Test del árbol es, sin duda, uno de los instrumentos proyectivos más simples de efectuar por parte de niños, jóvenes y también adultos.

Dibujar un árbol es, a simple vista, inofensivo, inocuo, poco intrusivo, por tanto, suele ser muy bien aceptado, incluso para aquellos niños que no dibujan bien. 

Pero detrás de la simpleza del árbol van apareciendo plasmados en el papel los diferentes elementos básicos que configuran la estructura del propio “yo”. El árbol toma la personalidad del autor y nos deja contemplar la riqueza de su paisaje personal y sus matices. Es un lienzo único que refleja la verdadera esencia de quien lo ha dibujado.

consiste : “Dibujar  una persona bajo la lluvia”. Luego se le pide un relato sobre lo que dibujó, que le ponga un nombre y edad al personaje. Es importante para evaluar la coherencia entre el dibujo y el escrito.

Sin modificar la posición de la hoja : se respeta la elección. Se interpreta como oposicionismo, rechazo a cumplir órdenes, conducta acaparante, evasiva.

El Test de Rorschach está construido por diez láminas, cada una de las cuales posee imágenes que parecen manchas de tinta en tres colores o blanco y negro. Se puede notar cierta simetría entre ambas mitades de la lámina.

Los pacientes, sentados frente a quien lo aplica y con una mesa de por medio, son expuestos a las láminas en cierto orden determinado y, a medida que van indicando qué creen que ven, se les pide entregar datos extra o más específicos, lo que ayuda a entender su proceso de pensamiento y relación de id

·         ¿Cuáles son tus debilidades?

·         ¿Qué sabes de nuestra empresa?

·         ¿Por qué crees que te deberíamos contratar?

·         ¿Cuáles son tus pretensiones de sueldo?

·         ¿Cuáles son tus cualidades?

-ERRORES ORTOGRÁFICOS

-ARCHIVAR UN DOCUMENTO EN EL LUGAR NO INDICADO

-REPETIR PALABRA AL REDACTAR UN DOCUMENTO

-RECIBIR MENSAJES TELEFÓNICOS PARA EL JEFE Y NO DECÍRSELOS OPORTUNAMENTE.

-OLVIDARSE DE COLOCAR LA FECHA  O ALGÚN DATO IMPORTANTE EN UN DOCUMENTO

-OLVIDARSE DE REGISTRAR UN DOCUMENTO.

-NO MIRAR A  LOS OJOS CUANDO HABLAMOS CON EL CLIENTE